„Lean“ projektų valdymas yra orientuotas į vertės kūrimą iš klientų perspektyvos, mažinant projekto atlikimos sąnaudas ir laiką, siekiant optimizuoti efektyvumą, našumą ir nuolat tobulėti.
LEAN projektų valdymas yra įrodymas, kad „Lean“ principai gali būti naudingi daugelyje sričių.
Pateikdami vertę iš savo kliento perspektyvos, sumažindami atliekų kiekį ir nuolat tobulėdami, projektų vadovai padidina savo projekto efektyvumą ir leidžia jiems pasiekti daugiau su mažiau.
Tradicinis projektų valdymas yra suskirstytas į etapus, kurie atskiria planavimą nuo vykdymo, o „Lean“ projektų valdymas leidžia komandoms greičiau veikti, efektyviai valdant savo darbo eigą, ir sutelkia dėmesį į vertės suteikimą iš klientų perspektyvos.
Norėdami suprasti, kaip tai veikia, pirmiausia pažvelkime į „Lean“ pagrindus ir jų vaidmenį valdant projektus.
Ar taikote „Lean“ projektų valdyme?
„ Lean Management “ gimimą galima atsekti iki 1940 m., O per pastaruosius 80 metų jis tapo universalia valdymo priemone darbo procesams optimizuoti.
Nuo „Lean Manufacturing“ iki „Lean Startup Movement“ pagrindiniai principai išlieka tie patys:
1. Nustatykite vertę iš savo klientų perspektvos
Trumpai tariant, nustatyti vertę reiškia stengtis pateikti tai, ko reikia jūsų klientams, o ne tai, ko jie tiesiog paprašė. Jūsų gaminama vertė paveldima dėl klientų problemų ar skausmo.
LEAN projektų vadovai nustato ir nurodo vertę iš klientų perspektyvos, nustatydami tikslus, reikalavimus, rezultatus ir priėmimo kriterijus. Vertė arba galutinis projekto rezultatas yra tai, už ką klientas yra pasirengęs sumokėti. Pageidautina, kad tai būtų nurodyta kliento žodžiuose ir ateitų tiesiai iš jo.
Tai yra vienas iš pagrindinių skirtumų tarp „Lean“ ir tradicinio projektų valdymo, kai dėmesys sutelkiamas į individualų atvejį.
Be to, „Lean“ bet kokia veikla, kuri nėra skirta problemai išspręsti ir projekto galutiniam rezultatui pasiekti, laikoma švaistomais ištekliais. Norint išvengti atliekų kaupimosi, būtini artimi santykiai ir geras bendravimas su klientu.
Tai taip pat padės projektų vadovams išsiaiškinti reikalavimus, kurie projekto pradžioje gali atrodyti neaiškūs. Arba kartu su klientu išspręskite galimus konfliktus vertės pareiškimuose.
Apskritai, sutelkiant dėmesį į vertės nustatymą iš klientų perspektyvos, padidės klientų pasitenkinimas, sumažės projekto rizika ir sumažės projekto atliekos.
2. Vertės srauto atvaizdavimas
Tradiciniame projektų valdyme kitas žingsnis bus sukurti projekto planą su darbo suskirstymo struktūra ir užduotimis. Tačiau „Lean“ principų taikymas projektų valdymui reiškia susitelkimą į vertę.
Kitas žingsnis bus sukurti vertės srauto žemėlapį . Žemėlapio tikslas yra parodyti, kaip ir kur jūsų organizacijoje/komandoje sukuriama vertė. Dar svarbiau, kad tai paaiškins jūsų bendrą procesą, kad galėtumėte nustatyti trūkumus ar nereikalingus veiksmus ir juos pašalinti. Tokiu būdu galėsite sutaupyti anksčiau iššvaistytų išteklių ir pristatyti daugiau su mažiau. Pašalinus švaistomus proceso etapus, taip pat galite teigiamai paveikti pristatymo laiką.
Dažnai „Kanban“ yra pirmasis pasirinkimas, kai reikia vizualizuoti vertės srautą. Nubrėžę jį „Kanban“ lentoje, jūs ir jūsų komanda matysite bendrą vaizdą. Tokiu būdu galite optimizuoti ne tik dalį savo veiklos, bet ir bendrą veiklos efektyvumą.
Kadangi jūsų komanda ar organizacija siekia rezultatų iš jūsų tikslinės rinkos ir konkrečių kaupiamųjų įgūdžių, jūsų vertės srauto žemėlapis paprastai atrodys panašus, jei ne identiškas, skirtingiems jūsų projektams. Tai reiškia, kad galite nuolat optimizuoti savo projekto vykdymo procesą, o kiekvienas naujas projektas bus tiesiogiai naudingas ankstesniais atliktais optimizavimo veiksmais.
3. Sukurkite nuolatinę darbo eigą
Jūs nustatėte vertę, kurią jūsų klientas nori gauti, ir taip pat nustatėte, kaip ją gaminate.
Be to, pagrindinis dėmesys skiriamas tam, kad projektas jūsų sistemoje vyktų sklandžiai, be pertraukų, užsikimšimų ar laukimo laiko. Kitaip tariant, norint pasiekti nuolatinį projekto eigą. Tačiau, kad tai įvyktų, pirmiausia turite pašalinti atliekų veiklą iš savo proceso.
„Lean“ atliekas apibrėžia kaip bet kokį proceso etapą, kuris sunaudoja išteklius, tačiau iš klientų pusės neatneša jokios vertės. Paprastai „Lean“ išskiriame septynias atliekų rūšis:
- Atsargos – tipiškas atsargų atliekų pavyzdys yra perteklinis atsargų kiekis, siekiant patenkinti netikėtą paklausą. Projektų valdyme dažnai matomos atsargų atliekos perkamos internetu, kurias komandos retai naudoja, arba biuro reikmenys, viršijančios poreikius.
- Laukimas – kai užduotis nejuda, laukimas eikvojamas veltui, nutraukiant nenutrūkstamą darbo eigą. Tipiškas projektų valdymas laukia aukštesnės vadovybės patvirtinimo.
- Defektai – dėl perdirbimo ar net laužo, defektai yra pavojingos atliekos. Projektų valdymo pasaulio pavyzdžiai būtų neteisingas duomenų rinkimas, pokalbių klaidos ir neaiškūs priėmimo kriterijai.
- Produkcijos perviršis – atsiranda, kai viršijate klientų poreikius ir pagaminate daugiau nei reikia arba anksčiau nei reikia. Tai taip pat pavojingų atliekų rūšis, nes susidaro kitos šešios atliekos. Projektų valdymo perteklius reikštų, kad reikia užpildyti nereikalingą daug dokumentų arba perduoti nereikalingą informaciją.
- Veiksmų našumas- kad išvengtumėte veiksmų/judesiųšvaistymo, turite suorganizuoti procesą, kai darbuotojai turi kuo mažiau nuveikti, kad užbaigtų savo darbą. Dažnai valdant projektus judėjimo atliekos susidaro ieškant informacijos arba neturint tiesioginės prieigos prie duomenų.
- Transportavimas – transportavimas yra švaistomas, kai perkeliate išteklius, o šis judėjimas nesukuria vertės galutiniam produktui. Užduočių keitimas, pertraukimai, nereikalingos užsakomosios paslaugos yra puikūs transporto atliekų pavyzdžiai projekto valdymo realybėje.
- Perdirbimas -dažnai pasireiškia kaip dvigubas darbas arba darbas, viršijantis klientų reikalavimus. Projektų valdyme mes dažniausiai matome, kad perdirbimas yra kelių lygių patvirtinimas mažoms užduotims, per didelės peržiūros ar per daug pakartojimų.
- Pašalinus šiuos atliekų šaltinius iš savo proceso, vertė gali laisvai tekėti per jūsų projektą. Tačiau norėdami užtikrinti nepertraukiamą darbo eigą, taip pat turite atkreipti dėmesį į kliūtis.
Silpnoji daugumos procesų vieta yra našumas, kai ne iki galo išnaudojami turimi resursai, krenta produkcijos gamybos tempas, stringa gamybos grandinė.
Suplanavus savo vertės srautą ir vizualizuojant darbo eigą, lengva pastebėti kliūtis ir galimus proceso trikdžius. Pašalinus visa tai, jūsų procesas bus stabilus ir leis efektyviau panaudoti projekto išteklius.
Kita vertus, stabilus procesas reiškia nuspėjamą našų procesą, kuris padės projektų vadovams lengviau atsakyti į klientų klausimą: „Kada tai bus padaryta?“
4. Sukurkite traukimo (pull) sistemą
Traukimo sistemai būdinga tai, kad darbas įeina į darbo eigą tik tada, kai yra poreikis. Nė vienas darbo elementas nepradedamas, kol to iš tikrųjų nėra poreikio. Pagrindinis dėmesys skiriamas tam, kad darbai būtų atliekami maksimaliu našumu. Tokiu būdu traukimo sistema leidžia išvengti atliekų susidarymo projekto metu ir palaiko jos efektyvumą bei nuspėjamumą.
Tačiau kalbant apie darbo eigos valdymą, traukimo sistema taip pat reiškia, kad jūsų komandos nariai gali ištraukti darbo elementus tik tada, kai jie turi laisvų pajėgumų. Vietoj to, kad darbas būtų perduotas jums, tokia sistema leidžia geriau nustatyti darbo prioritetus ir pradėti kitą užduotį, kai tikrai galite dirbti.
Norėdami geriau valdyti „Pull“ darbo sistemą, galite įvesti nebaigto darbo ribas.
5. Nuolatinis tobulėjimas
Integruodami ankstesnius keturis „Lean“ principus į projektų valdymo būdą, jūs jau perėjote nuo tradicinio prie „Lean“ projektų valdymo. Tačiau šis paskutinis principas užtikrina, kad ne tik perjungsite iš A į B. Nuolat tobulindami, jūs suprantate, kad jūsų darbo sistema nėra statiška ir visada suteiksite vietos tobulėti. „Lean“ siekis tobulumo yra nuolatinės pastangos.
Svarbu pabrėžti, kad tai neturėtų būti laikoma paskutiniu projekto žingsniu. Be to, tai jūs darote kiekviename žingsnyje.
Į savo projektus įtraukdami nuolatinio tobulėjimo pastangas, savo organizaciją paversite nuolatinio mokymosi sistema. Tokiu būdu komandos veiklos optimizavimas bus vertinamas kaip nuolatinės pastangos. Be to, nuolat tobulindami užtikrinsite integruotą projektų kokybę, nes komandos našumo gerinimas teigiamai veikia jūsų projektų rezultatus.
LEAN valdymo priemonės
„Lean“ principų integravimas į jūsų projektų valdymo rutiną neįvyks per naktį ir be visos komandos ar organizacijos pastangų. Tačiau gera pradžia gali būti darbo našumo didinimas ir maksimalus turimų pajėgumų išnaudojimas.
Pagrindinis LEAN projektų valdymo tikslas
Kaip parodyta paveikslėlyje, tai yra keturių etapų metodas, apimantis sprendimų testavimą, rezultatų analizę ir proceso tobulinimą, kad komandos galėtų išvengti pasikartojančių klaidų ir pagerinti veiklą. Taikant šiuos metodus, siekiamą nuolat gerinti produktus, paslaugas ir bendrą komandos veiklą didinant veiklos našumą.
“Lean” projektų valdyme itin svarbu sekti darbų atlikimo laiką, analizuoti surinktus duomenis ir atitinkamai keisti darbų vykdymo metodus, sistemą.
Darbo našumą, taktą sekti padėti gali unikalus takto skaitiklis. šis prietaisas atvaizduoja darbo našumą realiu laiku bei renka ir apdoroja ilgalaikius darbų vykdymo takto duomenis.
Lithuanian
English
Estonian
French
German
Italian
Latvian
Russian
Spanish